4 Grundlagen eines gelungenen Meetings

Heute befassen wir uns mit dem Thema „Meetings“. Werden Sie schon bei dem Gedanken an Meetings von tödlicher Langeweile befallen? Beginnen Sie sich vor lauter Vorfreude spontan zu übergeben? Bevor Sie sich ins nächste Meeting stürzen, stürzen Sie sich lieber aus dem 10. Stock? Nun, ich denke das ist nicht nötig.

Meetings sollten eigentlich DAS Schmiermittel jeder Organisation sein. Die gelebte Kultur eines Unternehmens wird bei ihnen auf den ersten Blick sichtbar. Leider ist das oft ein sehr getrübter Blick. Warum ist das eigentlich so? Der Mensch ist ein soziales Wesen, er WILL kommunizieren. Er möchte sich mit anderen austauschen, sich mitteilen. Wenn dem so ist, warum sind dann Meetings – die perfekte Kommunikationsmöglichkeit, um sich beruflich auszutauschen, weitere Schritte festzulegen und (hoffentlich) gemeinsam zu lachen – derart verhasst?

Weil grundlegende Regeln des Zusammenlebens nicht befolgt werden! 

Ohne diese grundlegenden Regeln können Besprechungen nicht funktionieren. Ich rede hier nicht von high sophisticated Besprechungsversionen wie sie beispielsweise in der Holokratie oder Soziokratie üblich sind. Ich spreche hier von den Basics des miteinander Arbeitens, von einfachsten Basics, die aber für ein gelungenes Meeting unerlässlich sind und deshalb selbstverständlich sein sollten. Schauen wir uns das gemeinsam an:

1. Vorbereitung

Sie kennen das: Die Besprechung startet und der Kollege beginnt in seinen Unterlagen zu kramen bzw. fragt Sie direkt, worum es denn bei diesem Meeting eigentlich geht. Jackpot! Normalerweise müssten Sie kommentarlos aufstehen und den Raum verlassen. Aber das tut man ja nicht. Das gehört sich ja nicht. Man will dem anderen ja nicht zu nahe treten. Und genau deshalb halten sich derartige „Manieren“ hartnäckig im Businessleben. Seit Jahrzehnten. Änderung? Keine in Sicht!

2. Pünktlichkeit

Ihr Jour Fixe beginnt um 0900 Uhr. Theoretisch, denn praktisch sitzen Sie alleine im Besprechungsraum. Die Kollegin kommt um 0903, weil sie nochmal zurück in ihr Büro musste – sie hat ein paar Unterlagen vergessen. Der Kollege kommt um 0907, dafür gänzlich ohne Ausrede. Ein weiterer Kollege erscheint gleich gar nicht, selbstverständlich ohne vorher Bescheid zu geben. 11 nach 0900 bequemt sich dann auch endlich die Bereichsleitung dazu, dem Meeting beizuwohnen. Fein, die Runde ist jetzt vollzählig (bis auf den einen Kollegen, der sich einen Dreck um das Meeting/die Kollegen/das Projekt/die Firma schert). Weitere Zeit vergeht, während sich alle begrüßen, setzen, ihre Unterlagen überfliegen, den Kugelschreiber aus der Tasche kramen – es wäre ein Wunder, wenn das für 0900 anberaumte Meeting schon um 0915 beginnt. All das ist sinnbefreit verschenkte Arbeitszeit! Überlegen Sie sich die täglichen Kosten in einem Konzern, die nur alleine aus diesem Titel heraus entstehen!

3. Zuhören und sein Gegenüber ausreden lassen

Gemeinsam eine konstruktive Lösung suchen? Wozu denn, wenn man sich doch stattdessen wunderbar selbst positionieren kann! Der Kollege hat noch nicht ausgesprochen, schon ergreift man das Wort, um sich selbst in Szene zu setzen, bevorzugt im Beisein des wohlwollend nickenden Vorgesetzten. Zuhören um zu verstehen? Nachdenken, um eine passende und die Runde weiterbringende Antwort zu finden? Wozu? Wir hören nicht zu, um zu verstehen, sondern um zu antworten. Leider. Sie kennen das nicht? Natürlich nicht! So etwas passiert doch nur in anderen Unternehmen!

4. Weg mit dem Handy

Mein Liebling! Jede(r) in der Runde hat total wichtige Dinge zu besprechen, nur hört niemand zu. Warum? Weil die versammelte Mannschaft fröhlich im Netz surft, Mails checkt, den Termin beim Zahnarzt fixiert, etc. Eh klar, weil warum sollte man bei dieser als langweilig und unnötig empfundenen Besprechung auch aufmerksam sein? Zig Millionen Euro werden in Österreich verschleudert, nur weil die Wunderwelt des Mobiltelefons spannender ist als die direkten Mitmenschen und deren Themen.

Was haben diese 4 Punkte gemeinsam?

Heißen Sie mich Old School, aber für mich ist ein derartiges Verhalten zu allererst einmal verdammt unhöflich gegenüber den anderen Teilnehmern. Es ist darüber hinaus unnötig, kontraproduktiv und kostet sehr viel Geld. Da spreche ich noch gar nicht von den Folgekosten solch wertloser Besprechungen, denn Meetings dieser Art verlangen nach Klärungen im Nachfeld, durch E-Mails, Telefonate, und – genau – weiteren Meetings dieser Art. Und täglich grüßt das Murmeltier…

Ich kann mir vorstellen, der eine oder andere unter Ihnen wird sich in den skizzierten Situationen wiederfinden. Wenn Sie sich dieses Wahnsinns bewusst sind und so nicht mehr arbeiten wollen, bleiben Ihnen 3 Möglichkeiten:

1. Sie kündigen und wechseln zu einem Unternehmen, wo diese vorgestrigen Verhaltensweisen der Vergangenheit angehören. Fein.
2. Sie machen sich selbständig und bestimmen somit selbst die Regeln. Passt.
3. Sie beschließen in Ihrem Unternehmen etwas zu bewegen. Perfekt.

Wenn Sie sich für c entscheiden sollten – trauen Sie sich einfach. Schlagen Sie Ihren Mitarbeitern vor, sich gemeinsam auf Spielregeln zu einigen, die für alle in Ordnung gehen. Beziehen Sie Ihre Chefin mit ein und vereinbaren sie gemeinsam einige wenige Eckpunkte, auf die sie sich alle verständigen können und schauen Sie was passiert. Und wer weiß, vielleicht werden Ihre Meetings künftig tatsächlich produktiv statt langweilig sein, konkrete Ergebnisse liefern UND auch noch kürzer dauern. Und vielleicht machen sie am Ende sogar noch Spaß! Unerhört, oder?! 😉

feinschliff by the fabulous norbert hübner